POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
GM&H AUDITORES CONSULTORES S.A.S.
Última actualización: noviembre de 2026
Versión: 1.0
1. OBJETO
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales tiene como finalidad establecer los principios, procedimientos y condiciones bajo los cuales GM&H AUDITORES CONSULTORES S.A.S., en adelante GM&H, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación y, cuando corresponda, supresión de datos personales.
Esta Política busca garantizar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los demás derechos establecidos por la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
La Ley 1581 de 2012 establece precisamente este régimen general y resulta aplicable a datos personales tratados por entidades públicas y privadas.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: GM&H AUDITORES CONSULTORES S.A.S. NIT: 900.466.139 Domicilio: Bogotá D.C., Colombia Dirección: __NIT__ Sitio web: https://gmhauditores.com Correo electrónico para protección de datos: privacidad@gmhauditores.com Teléfono: __NIT__
GM&H podrá actuar como Responsable del Tratamiento respecto de las bases de datos respecto de las cuales determina las finalidades y medios del tratamiento, y como Encargado del Tratamiento cuando trate datos personales por cuenta de sus clientes u otros responsables.
Esta diferenciación resulta particularmente relevante debido a la naturaleza de los servicios profesionales prestados por GM&H.
3. MARCO NORMATIVO
La presente Política se adopta principalmente en consideración de:
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia. Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Reglamentación contenida originalmente en el Decreto 1377 de 2013 y compilada, según corresponda, en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. La reglamentación contempla, entre otros aspectos, autorización, políticas de tratamiento, derechos de los titulares, transferencias y transmisiones internacionales y responsabilidad demostrada. Las instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio contenidas en su Circular Única y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política resulta aplicable al tratamiento de datos personales realizado por GM&H en desarrollo de sus actividades empresariales y profesionales.
Puede comprender, entre otras, información relacionada con:
clientes; clientes potenciales y prospectos; empleados y exempleados; candidatos en procesos de selección; contratistas; proveedores; accionistas; representantes legales; administradores; contactos comerciales; usuarios del sitio web; personas que diligencien formularios; suscriptores a comunicaciones; terceros relacionados con clientes; trabajadores y proveedores de clientes; y demás personas naturales cuya información sea tratada legítimamente por GM&H.
5. DEFINICIONES
Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas legalmente.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público
Dato que, conforme a la legislación aplicable, no sea semiprivado, privado o sensible y pueda estar contenido, entre otros, en registros o documentos públicos.
Dato sensible
Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Estas figuras forman parte del régimen establecido por la Ley 1581 de 2012.
6. PRINCIPIOS APLICABLES
GM&H aplicará en el tratamiento de datos personales los principios establecidos por la legislación colombiana, incluyendo:
Legalidad
El tratamiento se realizará de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Finalidad
Los datos serán tratados de acuerdo con finalidades legítimas que deberán ser informadas al Titular cuando corresponda.
Libertad
El tratamiento solamente podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, cuando legalmente sea requerido.
Veracidad o calidad
La información tratada deberá procurar ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia
Se garantizará al Titular su derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida
Los datos personales solamente serán tratados por personas autorizadas y dentro de las condiciones permitidas legalmente.
Seguridad
GM&H adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La SIC ha reiterado que la seguridad de la información constituye un elemento esencial del tratamiento de datos personales y comprende medidas técnicas, humanas y administrativas.
Confidencialidad
Las personas que intervengan en el tratamiento deberán garantizar la reserva de la información conforme a la legislación aplicable.
7. DATOS PERSONALES QUE PUEDE TRATAR GM&H
Dependiendo de la relación con el Titular y del servicio contratado, GM&H podrá tratar, entre otros:
Datos de identificación nombres y apellidos; tipo y número de identificación; firma; fecha de nacimiento; nacionalidad; fotografías, cuando corresponda. Datos de contacto dirección; ciudad; correo electrónico; teléfono; número celular; información de contacto profesional. Información laboral y profesional empleador; cargo; experiencia; información contractual; hoja de vida; afiliaciones relacionadas con relaciones laborales. Información económica, financiera y tributaria
Cuando resulte necesaria y jurídicamente procedente:
información contable; información tributaria; información bancaria; ingresos; pagos; cuentas por cobrar o pagar; certificados; retenciones; facturas; información relacionada con obligaciones fiscales. Información laboral y de nómina
Cuando GM&H preste servicios relacionados con estas actividades:
salarios; honorarios; prestaciones sociales; vacaciones; incapacidades; aportes; seguridad social; retenciones; novedades laborales; información necesaria para elaborar nómina y cumplir obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social.
8. DATOS SENSIBLES
GM&H podrá tener acceso a datos considerados sensibles cuando ello resulte estrictamente necesario por la naturaleza de una relación contractual, laboral, contable, tributaria, de nómina, auditoría u otra actividad legítima.
Por ejemplo, cierta información relacionada con salud e incapacidades puede ser necesaria para determinados procesos de nómina y seguridad social.
Cuando sea legalmente necesaria la autorización para datos sensibles, GM&H informará al Titular sobre el carácter facultativo de suministrarlos y obtendrá la autorización correspondiente.
GM&H procurará limitar el acceso a esta información al personal que realmente la requiera para ejecutar sus funciones.
9. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
GM&H no tiene como actividad ordinaria la recolección directa de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Cuando por razones laborales, contables, de seguridad social, beneficios de empleados u otras circunstancias legítimas sea necesario tratar información relacionada con menores de edad, GM&H aplicará las normas especiales correspondientes y garantizará la prevalencia de sus derechos.
10. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
GM&H podrá utilizar los datos personales según la relación existente con el Titular para una o varias de las siguientes finalidades:
10.1 Prestación de servicios profesionales
prestar servicios contables; llevar contabilidad; prestar servicios tributarios; elaborar declaraciones tributarias; realizar procesos de nómina; prestar servicios de auditoría; realizar actividades de revisoría fiscal; desarrollar trabajos de consultoría; realizar procedimientos financieros; atender requerimientos relacionados con los servicios contratados; efectuar análisis y revisiones necesarios para el desarrollo del encargo profesional.
10.2 Cumplimiento legal
Utilizar información cuando sea requerida para cumplir obligaciones:
tributarias; contables; laborales; societarias; comerciales; de seguridad social; de auditoría; regulatorias; administrativas; judiciales.
También podrá suministrarse información a autoridades competentes cuando exista obligación o fundamento jurídico para ello.
10.3 Gestión contractual
elaborar propuestas; celebrar contratos; administrar relaciones contractuales; facturar; realizar cobros; gestionar cartera; efectuar pagos; gestionar proveedores; administrar documentación relacionada con clientes.
10.4 Recursos humanos
procesos de selección; contratación; nómina; seguridad social; evaluación y administración de la relación laboral; capacitación; bienestar; seguridad y salud en el trabajo; terminación y archivo de relaciones laborales.
10.5 Gestión comercial y comunicaciones
Cuando exista fundamento jurídico para ello:
responder solicitudes de información; contactar clientes potenciales; gestionar oportunidades comerciales; enviar propuestas; informar acerca de servicios; realizar seguimiento comercial; enviar información profesional, tributaria, contable o empresarial de interés; administrar eventos o comunicaciones corporativas.
El Titular podrá solicitar cuando corresponda que cesen comunicaciones comerciales.
10.6 Sitio web y medios digitales
Los datos obtenidos a través de gmhauditores.com podrán utilizarse para:
responder formularios de contacto; gestionar solicitudes de servicios; atender solicitudes de citas; analizar el funcionamiento y seguridad del sitio; medir el desempeño de campañas; prevenir usos fraudulentos o abusivos; proporcionar funcionalidades digitales solicitadas por los usuarios.
11. GM&H COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Debido a la naturaleza de los servicios profesionales prestados por GM&H, en determinadas relaciones el cliente será el Responsable del Tratamiento y GM&H actuará como Encargado.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando una compañía cliente entrega a GM&H bases o información de:
trabajadores; proveedores; clientes; accionistas; contratistas; terceros; beneficiarios; información de nómina; documentos contables.
En estos casos, GM&H tratará los datos de acuerdo con las instrucciones legítimas del Responsable, el contrato correspondiente, los deberes legales aplicables y las medidas de seguridad establecidas.
GM&H no deberá utilizar la información recibida como Encargado para finalidades incompatibles o propias que no estén autorizadas legal o contractualmente.
La legislación colombiana contempla deberes diferenciados para Responsables y Encargados del tratamiento.
12. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Cuando la legislación colombiana requiera autorización, GM&H solicitará al Titular su consentimiento previo, expreso e informado.
La autorización podrá obtenerse a través de mecanismos que permitan su posterior consulta, tales como:
documentos físicos; documentos electrónicos; contratos; formularios web; mensajes electrónicos; mecanismos tecnológicos; conductas inequívocas permitidas legalmente.
GM&H conservará evidencia de las autorizaciones cuando resulte jurídicamente exigible.
La obligación de obtener autorización tiene excepciones contempladas por la legislación, por lo que no todo tratamiento de datos depende necesariamente del consentimiento. La Ley 1581 de 2012 regula tanto la autorización como las situaciones en las cuales esta no resulta necesaria.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán, conforme a las condiciones establecidas por la legislación:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda. Ser informados respecto del uso dado a sus datos personales. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos. Solicitar la supresión de los datos cuando sea procedente. Revocar la autorización cuando legalmente corresponda. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos legalmente. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas correspondientes una vez agotado, cuando sea exigible, el procedimiento establecido ante el Responsable o Encargado.
Estos derechos forman parte central del régimen establecido por la Ley 1581 de 2012.
14. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación enviada a:
Correo: privacidad@gmhauditores.com Asunto sugerido: “Protección de Datos Personales”
La solicitud deberá contener, como mínimo, la información razonablemente necesaria para identificar al solicitante, describir la petición y permitir a GM&H localizar la información correspondiente.
GM&H atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos y procedimientos establecidos en la legislación colombiana vigente.
Cuando una solicitud sea presentada por un representante o causahabiente, GM&H podrá solicitar los documentos necesarios para acreditar dicha calidad.
15. REVOCATORIA Y SUPRESIÓN
El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos cuando dichas medidas resulten legalmente procedentes.
Sin embargo, la supresión no procederá necesariamente cuando GM&H tenga el deber legal o contractual de conservar determinada información.
Esto resulta especialmente relevante para la actividad contable, tributaria, laboral, contractual y de auditoría, donde existen obligaciones legales de conservación documental.
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
GM&H adoptará medidas técnicas, administrativas y humanas razonables orientadas a proteger los datos personales contra:
pérdida; adulteración; acceso no autorizado; modificación indebida; divulgación no autorizada; consulta fraudulenta; destrucción no autorizada; utilización contraria a las finalidades permitidas.
La legislación exige preservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Las medidas podrán incluir, según el nivel de riesgo y naturaleza de la información:
controles de acceso; identificación y autenticación; definición de permisos; copias de seguridad; actualizaciones de seguridad; mecanismos de recuperación; clasificación de información; acuerdos de confidencialidad; políticas internas; registro y gestión de incidentes; restricciones de acceso según funciones.
17. SERVICIOS TECNOLÓGICOS Y ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
Para desarrollar sus actividades, GM&H podrá utilizar proveedores de tecnología, almacenamiento, productividad, comunicaciones, automatización, analítica, gestión empresarial y servicios en la nube.
Cuando dichos servicios impliquen tratamiento de datos personales por terceros, GM&H procurará adoptar medidas contractuales, organizativas y técnicas apropiadas para garantizar el cumplimiento de la regulación aplicable.
Estas herramientas podrán implicar almacenamiento o procesamiento de datos fuera de Colombia.
18. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS
GM&H podrá transmitir o transferir información a terceros ubicados en Colombia o en el exterior cuando resulte necesario para cumplir las finalidades informadas y exista fundamento jurídico para ello.
La transferencia y transmisión internacional de datos se realizará de conformidad con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables.
La regulación colombiana contempla requisitos y excepciones particulares para transferencias internacionales de información.
19. PROVEEDORES Y TERCEROS
GM&H podrá contratar terceros para apoyar actividades operativas o tecnológicas.
Cuando tengan acceso a datos personales, se adoptarán razonablemente las medidas necesarias para que los proveedores estén sujetos a obligaciones de:
confidencialidad; seguridad; tratamiento conforme a instrucciones; protección de la información; gestión adecuada de incidentes; devolución o eliminación de información cuando corresponda.
20. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El sitio web de GM&H podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:
garantizar funciones técnicas; recordar preferencias; obtener estadísticas; medir tráfico y utilización; analizar el desempeño del sitio; medir campañas publicitarias; mejorar los servicios digitales.
Cuando sea jurídicamente requerido, GM&H facilitará mecanismos apropiados de información o gestión de consentimiento respecto de dichas tecnologías.
21. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas o aquellas permitidas legalmente.
GM&H tendrá en cuenta:
obligaciones legales; obligaciones tributarias; obligaciones contables; obligaciones laborales; obligaciones contractuales; requerimientos regulatorios; prescripciones aplicables; necesidades de defensa jurídica; obligaciones profesionales propias de los servicios prestados.
Una vez desaparezca la necesidad o fundamento para conservar determinada información, GM&H podrá proceder a su eliminación, anonimización o archivo definitivo según corresponda.
22. INFORMACIÓN DE CLIENTES ALMACENADA POR GM&H
Debido a la naturaleza de los servicios contables, tributarios, de auditoría y consultoría, GM&H puede recibir información confidencial y datos personales pertenecientes o relacionados con los clientes.
Esta información:
será utilizada para ejecutar los servicios contratados; deberá estar sometida a controles de acceso; no deberá utilizarse para finalidades incompatibles; deberá conservarse de acuerdo con obligaciones legales y contractuales; deberá ser manejada conforme a las obligaciones profesionales y de confidencialidad aplicables.
23. CONFIDENCIALIDAD PROFESIONAL
Además de las disposiciones en materia de protección de datos personales, GM&H garantizará el manejo confidencial de la información de sus clientes de acuerdo con las obligaciones profesionales, contractuales, legales y éticas que resulten aplicables a sus servicios de contabilidad, auditoría, revisoría fiscal, impuestos y consultoría.
24. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Cuando GM&H identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, adoptará las medidas razonables necesarias para:
contener el incidente; evaluar su alcance; proteger la información afectada; mitigar sus consecuencias; documentar lo ocurrido; realizar las comunicaciones o reportes que sean legalmente exigibles; implementar acciones correctivas razonables.
25. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA
GM&H adoptará medidas apropiadas y efectivas para demostrar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con protección de datos personales, atendiendo, entre otros factores, la naturaleza de los datos tratados, el tamaño de la organización, las actividades desarrolladas y los riesgos asociados al tratamiento.
La reglamentación colombiana contempla expresamente el principio de responsabilidad demostrada o accountability.
26. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
Cuando GM&H se encuentre dentro de los sujetos obligados a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos, cumplirá las obligaciones correspondientes.
Actualmente, la Superintendencia de Industria y Comercio señala que, entre otros sujetos, están obligadas las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT. También aclara que quienes no estén obligados al RNBD siguen teniendo las demás obligaciones de protección de datos, incluyendo políticas, aviso de privacidad, autorizaciones cuando correspondan, procedimientos para consultas y reclamos y medidas de seguridad.
Por tanto, la obligación de tener esta política no depende de que GM&H esté o no obligada a inscribir sus bases en el RNBD.
27. AVISO DE PRIVACIDAD
Cuando resulte necesario, GM&H podrá utilizar avisos de privacidad en formatos físicos, electrónicos, formularios, contratos, sitios web u otros mecanismos apropiados.
El aviso permitirá informar al Titular, entre otros aspectos pertinentes, sobre la existencia de esta Política y los mecanismos disponibles para consultarla.
La SIC señala expresamente que incluso los responsables que no están obligados al RNBD deben continuar cumpliendo obligaciones como la política de tratamiento y el aviso de privacidad.
28. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA
GM&H podrá modificar esta Política como consecuencia de:
cambios legislativos; modificaciones regulatorias; cambios en sus servicios; adopción de nuevas tecnologías; modificaciones en los mecanismos de tratamiento; requerimientos de autoridades competentes; mejora de sus sistemas de protección de información.
Cuando los cambios sean sustanciales y ello sea legalmente requerido, se informará a los Titulares mediante mecanismos razonables.
La versión vigente estará disponible en:
https://gmhauditores.com/politica-de-privacidad
29. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación por GM&H AUDITORES CONSULTORES S.A.S.
Las bases de datos sujetas a tratamiento tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades legítimas informadas y las obligaciones legales, contractuales y profesionales correspondientes.
Fecha de entrada en vigencia: noviembre de 2026
Antes de publicarla en Odoo